Respaldos en una PyME: la regla 3-2-1 explicada con lo que de verdad se pierde

Lo que se pierde nunca son "datos". Es la contabilidad de tres años, el expediente de cada paciente, la nómina, los contratos firmados, la base de clientes que tardó una década en armarse. Y las grabaciones de las cámaras del día que entraron a robar.

Casi todas las empresas con las que hablamos "tienen respaldo". Muy pocas han intentado restaurarlo. Esa es la diferencia entre tener un respaldo y creer que se tiene.

Qué dice la regla 3-2-1

Es una regla vieja y sigue siendo la mejor manera de explicarlo en una junta:

• Tres copias de lo importante: la que usas y dos más.
• En dos medios distintos. Por ejemplo, el disco del servidor y un disco aparte, o el servidor y la nube. Si los dos fallan igual, no son dos.
• Una fuera del local. Un incendio, una inundación o un robo se llevan todo lo que estaba en el mismo edificio, incluida la copia.

En un negocio real: la información en el servidor, una copia automática en un disco o equipo dedicado dentro del local, y una copia más en un servicio en la nube o en un disco que se lleva alguien a casa cada semana.

Un respaldo que nadie ha restaurado es una hipótesis.

Lo que NO es un respaldo

Aquí es donde se pierde el dinero, porque se cree que ya está resuelto:

• La copia en el mismo disco, en otra carpeta. Si el disco muere, mueren las dos.
• El disco externo que siempre está conectado. Un ransomware cifra todo lo que alcanza, y ese disco lo alcanza. Lo hemos visto: la copia cifrada al lado del original cifrado.
• "Está en la nube" sin saber en cuál, quién tiene la contraseña, qué se sube y cómo se recupera. Sincronizar no es respaldar: si borras un archivo, la sincronización lo borra en todos lados.
• El RAID o el disco espejo. Protege contra un disco que falla. No protege contra un borrado, un virus o un error humano, porque replica el error al instante.
• Las fotos de las facturas en el celular de alguien. Se van con el celular y con la persona.

Cómo se ve bien hecho

Un respaldo que funciona tiene cinco características, y ninguna es cara:

• Automático. Lo que depende de que alguien se acuerde, no ocurre.
• Con versiones. Poder volver al archivo de hace una semana, no solo al de anoche. Si el problema entró el lunes y lo descubres el jueves, la copia de anoche ya está mal.
• Una copia desconectada o que no se pueda modificar. Un disco que se conecta solo para copiar y se guarda, o un servicio que no permite borrar las versiones anteriores. Es lo que detiene al ransomware.
• Una copia fuera del edificio. Nube o disco rotado. Las dos cosas valen si son constantes.
• Probado. Una vez al mes, restaurar un archivo al azar y abrirlo. Diez minutos que valen la empresa.

La pregunta que define todo

Antes de elegir equipo o servicio, dos preguntas que no son técnicas:

• ¿Cuántas horas de trabajo puedes perder? Si la respuesta es "las de hoy", el respaldo es diario. Si es "ninguna", tiene que ser continuo, y eso cambia el sistema.
• ¿Cuánto puedes tardar en volver a operar? Restaurar desde la nube un servidor completo puede tomar un día entero con el internet de un local. Si eso es demasiado, hace falta una copia local rápida además de la remota.

Con esas dos respuestas el sistema se dimensiona solo. Sin ellas, se compra un disco y se espera lo mejor.

Lo que un respaldo NO hace

No evita el ataque, ni el error, ni el incendio. Reduce lo que cuestan. Tampoco protege lo que no está incluido: la base de datos del punto de venta que vive en otra máquina, el correo, la configuración del firewall. El inventario del paso cero de la red es el mismo que dice qué hay que respaldar.

Y no protege las grabaciones de las cámaras a menos que el grabador esté dentro del plan, algo que casi nunca ocurre. El día del robo, la evidencia estaba en el equipo que se llevaron.

El caso: el disco al lado del servidor

Un despacho en Tijuana con su respaldo "resuelto": un disco externo conectado al servidor, con una copia cada noche. Una mañana el servidor amaneció cifrado, con una nota pidiendo rescate. El disco externo también, porque estaba conectado y el ataque lo encontró como encuentra cualquier carpeta.

Lo que salvó parte del trabajo fue una copia vieja que alguien había guardado en un cajón meses atrás. Perdieron todo lo posterior. El respaldo correcto habría costado menos que una semana de trabajo del despacho, y lo habrían restaurado esa misma mañana.

Si tu respaldo está siempre conectado, o nadie lo ha restaurado nunca, la pregunta no es si funciona. Es cuándo vas a descubrir que no.